阜南黄岗做柳编出口的刘姐，去年秋天给我打电话。她在电话里说，中东一个客户的单子发错货了。我一问，订单记在她手机备忘录里。库存记在仓库那本卷了边的本子上，发货单是微信里发的一张截图。三处对不上，出错是早晚的事。她那本本子我翻过，边角都磨圆了，纸页发黄。
询盘散在各处才是真麻烦
外贸和做内销不一样，询盘来得太散。邮箱一封，平台后台一条，展会上加的微信又是一堆。我见过界首做再生金属出口的一个老板。他三个手机轮着看，回消息全靠晚上熬，能不漏吗？人一累就漏。漏回一条，几十万的单子可能就没影了。我给他出的主意很土：先归表。所有渠道的询盘，全抄到一张表上。
归拢这一步不用买软件，一张共享表就够。字段也不用多，客户名、国家、产品、数量、报价、跟进日期，六栏。你让业务员每天下班前花五分钟填一次，坚持一个月，漏单能少一大半。这一步做不扎实，后面上什么系统都白搭。我在阜阳做软件定制这些年，见过太多跳过这步就买系统的。钱花了，表还是没人填，怪谁？
进销存先管货还是先管单
我的看法是，外贸厂子先管单。货在仓库里跑不掉，跑掉的是什么？是订单状态——报过价没报过价、客户确认到第几版、定金到账没有。这些信息业务员各自记在心里。人一走，就断了。进了系统，谁都能接上手，你晚上睡觉也踏实些。货这块先别急，让仓管每天拍一张货架照片发群里，土办法，但顶用。
等单和货都顺了，再谈进销存软件。挑的时候我只看两样：能不能挂多币种，能不能导出对账单。柳编、发制品这类出口多的，美元欧元混着收。汇率一变，账就乱。还有个小坑，我们早年给一家厂做官网，客服电话留错了。客户半夜打不进来，等发现已经过了三个月。那三个月丢了多少询盘，我到现在不敢问。
别一上来就图大而全
这话我跟不少阜阳老板说过。外贸这行节奏快，系统越重越难推。先上一个能看订单进度的，跑顺三个月，再加库存，再加财务。我们给人做阜阳企业网站建设和系统对接，也是这个路数。一段一段接，接一段验一段。你要是图快一次上齐，八成要返工。返工的钱比省下的多，还得搭上业务员的耐心。
总结：
外贸的进销存，先解决询盘归拢，再解决货，软件放到后头再说。你要真想动手，今天就把三个渠道的询盘抄到一张表里，抄够五十条再来找我。我帮你看是该买现成的，还是定制一个更合你脾气的。定制贵不了多少，但得你愿意管。