太和县一家做医药中间体的厂，去年底盘点，账上比实物多了十七万的料。财务连着对了三个通宵，差头出在三年前的几笔领料单上——领了没签字。仓库出了货，账上还挂着。老板问我上了ERP能不能解决，我说能解决一半，另一半呢？在你自己手上。他不太高兴，说花钱买系统就是想省心。我把这话说了两遍，他才点头。
账实差通常出在哪四处
我这些年对下来，差头基本在这四处。领料没单据、退料不入库、样品白送、单位换算错。头两处是人的习惯，后两处是规矩没定。那家医药厂的问题在第一处，车间赶活。师傅直接去货架上拿，回来补单，一忙就忘。三个月下来，差了六万多。够干啥的？六万多，请两个仓管干一年都够了。这账我在会上说出来，会议室安静了好一会儿。
单位换算这一处最容易被忽略。进的时候按公斤，用的时候按桶，桶里剩多少没人称。听着是小问题，一年滚下来能差出好几万。我的土办法是定死一个单位，其他单位只在显示时用，账上永远走一个。这一条写进制度，比上系统管用，而且不花钱。制度这个东西，写下来没人看也没用，得天天念。
上ERP之前先做三件小事
第一件，把仓库划成几个区，每个区挂块牌子，货归位。第二件，领料必须有单，没单不出货，谁违反谁签字。第三件，每周抽盘十种料，不用全盘。这三件做了两个月，账实差能从三万降到三千以内。做到这一步再上ERP，系统里的数才可信，不然就是把糊涂账搬进电脑。牌子是仓库老李自己写的，字歪，但管用。
系统里的数怎么守
上了ERP之后，最容易松劲。头两个月新鲜，天天录。到第四个月，单据又开始堆着补。我在阜阳做过几个厂的运维。一般建议客户设一个笨指标：单据补录率超过百分之五，就停发当月奖金。听着不近人情，可真管用。数据这东西，一天不录就补不回来。奖金这个招，是我从一个做纺织的老板那儿学来的。
总结：
库存对不上账，多半不是软件的错，是领料、退料、单位这三处没管住。你要真想动手，这个月先定死一条：没单不出货。执行满一个月，把差的数记下来再来找我，我帮你看是流程的事还是系统的事。八成是流程的事，那就不花这份冤枉钱。省下来的钱，给工人加点夜宵也行。